Российская цифровая индустрия 4.0 как лебедь, рак и щука. Возможно ли цифровое импортозамещение в автоматизации командировочного учета? | Большие Идеи

・ На правах рекламы

Российская цифровая индустрия 4.0 как лебедь, рак и щука. Возможно ли цифровое импортозамещение в автоматизации
командировочного учета?

Российская цифровая индустрия 4.0 как лебедь, рак и щука. Возможно ли цифровое импортозамещение в автоматизации командировочного учета?
Юлия Мануйлова, Генеральный менеджер CITY TRAVEL

читайте также

Как возразить на аргумент «мы это уже пробовали»

Джон Коттер

После рукопожатия

Чьямпа Дэн

Правда, ИИ, ложь

Дэвид Де Кремер

Как сохранить голову ясной, когда нам промывают мозги

Мелия Марина

Расходы на деловые поездки традиционно занимают 3-4 место в списке затрат корпораций и уступают лишь расходам на зарплату персоналу и аренду офисов. Мировая тревел-индустрия сегодня стремится к цифровизации и все чаще производит инновационные продукты. Авиакомпании используют электронную регистрацию, разрабатывают концептуальные кресла и упрощают процедуру прохода через паспортный контроль: в некоторых странах больше не нужно стоять в очередях к пограничникам, а достаточно подойти к специальному датчику, отсканировать сетчатку глаза и свободно выйти в город. Авиакомпании делают все, чтобы путешественнику было удобно.

При этом в учете деловых поездок ситуация гораздо сложнее: корпорации зачастую инертны и медленно реагируют на меняющуюся среду.

Чтобы оформить командировку, сотруднику нужно вручную пройти от пяти до пятнадцати этапов: согласование заявки, подписание приказа, подтверждения бюджета, начисления суточных и аванса, бронирования тревел-услуг, составления отчета по расходам и т. д. Все процессы администрируют разные департаменты и, как у Крылова, тянут вожжи в разные стороны.

Безупречно и вовремя выполнить весь перечень необходимых согласований по командировке с первого раза получается далеко не у всех. В конечном итоге это замедляет работу и тормозит развитие корпорации в целом.

Бюрократия пугает и сам персонал. По данным опросов Международной ассоциации воздушного транспорта (IATA), 85% сотрудников корпораций, которые ездят в командировки, хотят, чтобы во время путешествия им предлагали более индивидуальный подход, чем сейчас.

В чем же проблема? Почему автоматизация сегмента бизнес-тревел так отстала от современных потребностей? Есть ли ИТ-продукты, адаптированные под российский рынок?

Сколько кругов бюрократии вы должны пройти, чтобы внедрить продукт, сопоставимый по удобству с такими ежедневными сервисами, как Amazon, Uber или доставка пиццы?

Человек привык сравнивать различные сервисы, и сотруднику корпорации есть что с чем сравнить: например, процесс оформления командировки с процессом покупки услуги или товара на eBay. Два клика — и товар в кармане. Суть процессов должна быть одной и той же. Быстро, понятно и удобно.

Иностранные продукты имеют модуль по ведению командировочного процесса и учета затрат. Модуль отлично работает на зарубежных рынках, но в России он практически не адаптирован к российскому бухгалтерскому, кадровому и налоговому учетам. Те корпорации, которые имплементировали подобные тревел-модули, тратят очень большие средства на доработку.

В чем разница командировочного учета в России и за рубежом?

- В зарубежных странах процесс менее бюрократизирован и количество обязательных операций значительно ниже;

- Учет командировок единый в каждой корпорации. В России каждое предприятие имеет свою политику по командированию и множество внутренних регламентов;

- Автоматизация на российских предприятиях приближена к уровню 2.0;

- Низкая автономия сотрудников, принимающих решение в бизнес-тревел направлении.

Инновационное ИТ-решение компании интегрированного бизнес-сервиса и учета деловых поездок

Российское ИТ-решение — облачная платформа Millennium, разработанная российской ИТ-компанией CITY TRAVEL с 17-летним опытом работы в бизнес-тревел.

Экономия в бизнес-тревел строится на трех важных составляющих:

Контроль применения тревел-политики;

Автоматизированный процесс валидации заказов;

Применение скидок от авиакомпаний и отелей.

Система Millennium отслеживает превышение бюджета, нарушение лимитов на отели и билеты и составляет специальный отчет, в котором видны все нарушения.

Ответственные сотрудники получают доступ к 50 видам аналитических отчетов и имеют возможность в режиме реального времени сформировать бухгалтерские документы.

Если более грамотно перераспределить ресурсы, экономия составит около 20% бюджета.

Вопреки стереотипам о российских цифровых продуктах модуль имеет как российскую, так и английскую версии. Соответствие ИТ-инфраструктуры Федеральному закону о защите персональных данных ФЗ-152 позволяет хранить на серверах платформы данные, соответствующие уровню защиты PCI DSS.

Работа круглосуточной службы 24/7 позволяет командировочным сотрудникам быть уверенными в тревел-поддержке каждую минуту.

Каким образом это работает

Весь процесс интуитивно понятен и состоит ориентировочно из 6 этапов:

1. Создание приказа на командировку;

2. Начисление суточных и аванса;

3. Выбор и согласование тревел-услуг;

4. Заполнение авансового отчета и отчета по расходам;

5. Получение финального расчета;

6. Загрузка массива данных о каждом заказе в учетную систему предприятия.

Каждый последующий этап невозможен без обязательного выполнения предыдущего. Система автоматически направляет уведомления на электронную почту о необходимости того или иного сценария.

И это экономит компаниям не только время, но и деньги. Сейчас в корпорациях часто работает довольно много сотрудников, так или иначе отвечающих за тревел-бюджет и тревел-учет.

Кому подойдет такое решение

Автоматизация нужна всем, кто хочет контролировать бизнес-процессы и управлять ими. Но в зависимости от размера компании и ее бюджета на бизнес-тревел можно использовать разные решения.

Для крупных корпораций настройки будут частично индивидуальными. Как правило, часть бизнес-процессов таких компаний имеет свою специфику и требует дополнительных решений. Поэтому в этом случае лучше использовать двухстороннюю интеграцию, которая предполагает связь между учетными системами клиента и поставщика. Процесс внедрения такой системы занимает от двух до шести месяцев. За это время разработчики готовят техническую часть, а сотрудники проходят специальные вебинары и учатся пользоваться системой. Такая работа требует проектного подхода.

Среднему бизнесу, чьи расходы на деловые поездки не превышают 50 млн рублей в год, подойдет готовая бизнес-модель: туда уже заложены необходимые бизнес-процессы и настройки тревел-политики.

В итоге такая платформа автоматизирует 80% процессов, связанных с организацией командировок. Исключение — индивидуальные запросы: например, организация мероприятий. Они по-прежнему остаются под управлением одного или нескольких людей в корпорации.

16+

ООО «Сити Трэвел»

+7 (495) 803-28-38,

e-mail: msd@city-travel.ru